Politique de confidentialité

1. Qui est concerné par cette politique ?

Cette politique s’applique aux personnes qui visitent le site, créent un compte patient, utilisent Companion, échangent avec l’orientation guidée, demandent un rendez-vous, utilisent la messagerie, ou créent un compte thérapeute.

2. Données que nous pouvons traiter

Les données varient selon votre utilisation du service. Nous cherchons à limiter la collecte à ce qui est utile au fonctionnement de la plateforme.

Données de compte et de contact

• username, prénom affiché ou pseudonyme ;
• email réel, stocké sous forme chiffrée lorsque présent ;
• numéro de téléphone, lorsqu’il est nécessaire pour les notifications ou la sécurité, stocké sous forme chiffrée lorsque présent ;
• informations de connexion et de sécurité nécessaires au fonctionnement du compte.

Données de préparation et d’orientation

• messages d’orientation guidée, résumés IA, préférences et repères patient ;
• contexte relationnel, préférence de consultation, préférence éventuelle de thérapeute ;
• notes privées, check-ins, exercices, retours d’expérience et dossiers d’orientation Companion ;
• données nécessaires à la mise en relation et à la demande de rendez-vous.

Données de rendez-vous, paiement et relation thérapeute

• demandes de rendez-vous, créneaux proposés, statut des rendez-vous ;
• statuts de paiement Harmovibes ;
• références de transaction PayPal ;
• montants facturés ;
• éléments nécessaires à la facturation, à la comptabilité ou à la preuve d’un paiement.
• messagerie patient-thérapeute et, côté thérapeute, notes ou éléments de suivi lorsque la fonctionnalité est utilisée ;
• instructions de paiement direct du thérapeute lorsque celui-ci les active.

3. Pourquoi ces données sont utilisées

• créer et sécuriser votre compte ;
• vous aider à clarifier votre demande avant de contacter un thérapeute ;
• améliorer la pertinence de l’orientation et de la mise en relation ;
• générer, si vous le demandez, un dossier d’orientation que vous contrôlez ;
• gérer les rendez-vous, confirmations, notifications, paiements Harmovibes et justificatifs ;
• assurer la sécurité, prévenir les abus, maintenir et améliorer le service ;
• respecter nos obligations légales, comptables et fiscales.

Les bases juridiques peuvent inclure l’exécution du service demandé, votre consentement ou action explicite lorsque vous partagez des informations sensibles, l’intérêt légitime de sécurité et de maintenance, ainsi que les obligations légales applicables.

4. Intelligence artificielle et orientation guidée

Certaines fonctionnalités utilisent des services d’intelligence artificielle pour aider à reformuler, résumer, traduire, préparer une demande, proposer des exercices ou améliorer l’orientation. Ces traitements sont encadrés par la finalité du service : aider à préparer une mise en relation humaine, pas remplacer un professionnel.

Lorsque cela est possible, nous évitons d’envoyer aux prestataires techniques des identifiants directs inutiles. Les contenus utilisés par l’IA peuvent cependant contenir des informations personnelles si vous les écrivez dans la conversation.

5. Sécurité et chiffrement

Harmovibes applique une logique de minimisation, de cloisonnement et de chiffrement pour les informations les plus sensibles. Sont notamment concernés les messages échangés entre patient et thérapeute, les informations liées au patient créées par le patient ou par le thérapeute, les contenus Companion, les dossiers d’orientation, les contenus issus de la conversation guidée, ainsi que certains champs de contact comme les véritables adresses email et numéros de téléphone lorsque le service les stocke.

• les emails réels ne sont pas affichés inutilement aux administrateurs ou aux tiers ;
• les messages patient-thérapeute, les notes et les contenus sensibles liés au patient sont protégés par chiffrement lorsqu’ils sont enregistrés ;
• les accès sont limités aux besoins techniques, de support ou de sécurité ;
• les données ne sont pas destinées à être revendues à des annonceurs ou courtiers de données.

Aucune plateforme ne peut garantir un risque zéro. En cas d’incident significatif affectant vos données, Harmovibes appliquera les obligations de notification prévues par le RGPD.

6. Hébergement et prestataires

Les serveurs applicatifs et bases de données du cœur Harmovibes sont hébergés dans l’espace Schengen, selon la configuration actuelle du service.

Certains prestataires techniques peuvent intervenir pour l’email, le paiement, l’hébergement, la sécurité ou les fonctionnalités d’IA. Lorsque ces prestataires traitent des données, ils le font pour fournir le service demandé et non pour vendre vos données personnelles.

Si un prestataire implique un transfert ou un accès hors de l’Espace économique européen, Harmovibes s’efforce de s’appuyer sur des garanties contractuelles ou techniques appropriées, conformément au RGPD.

7. Partage avec les thérapeutes

Les informations ne sont partagées avec un thérapeute que dans le cadre de votre demande, de votre rendez-vous, de la messagerie ou d’un dossier d’orientation que vous choisissez de transmettre.

Avant la première séance, Harmovibes limite les informations d’identité afin de préserver l’anonymat et d’éviter les contournements de la plateforme. Les données nécessaires au rendez-vous ou au paiement direct de la consultation peuvent être communiquées au moment approprié.

8. Durées de conservation

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire aux finalités décrites ci-dessus, puis supprimées ou archivées de manière restreinte lorsque la loi l’exige.

• les données de compte sont conservées tant que le compte est actif ou nécessaire au service ;
• les contenus sensibles de préparation, conversation, dossier et Companion ont vocation à être supprimés lorsqu’ils ne sont plus nécessaires ou en cas de demande de suppression applicable ;
• les justificatifs de paiement, facturation et obligations comptables peuvent être conservés plus longtemps dans une archive restreinte.

9. Vos droits

Vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, l’opposition lorsque applicable, ainsi que la portabilité de vos données dans les conditions prévues par le RGPD.

Pour une demande de suppression, Harmovibes privilégie la suppression des contenus personnels riches et sensibles, plutôt qu’une simple anonymisation. Certains éléments minimaux peuvent être conservés si une obligation légale, comptable ou un litige l’exige.

Pour exercer vos droits, contactez-nous à : webmaster@harmovibes.com

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, notamment la CNIL si vous résidez en France.

10. Cookies et traceurs

Harmovibes utilise des cookies techniques nécessaires au fonctionnement de la plateforme : maintien de session, sécurité du compte, préférence de langue et bon fonctionnement du service.

Ces cookies techniques ne sont pas utilisés à des fins publicitaires. Si Harmovibes ajoute plus tard des outils d’audience non strictement nécessaires, de publicité ou de remarketing, un mécanisme d’information et de consentement sera ajouté lorsque la réglementation l’exige.

11. Modifications

Cette politique peut évoluer pour refléter les changements du service, des prestataires, de la sécurité ou de la réglementation. La date de mise à jour indique la dernière version publiée.